Los cargos de secretario y tesorero son importantes para la función general de una organización sin fines de lucro. Según las regulaciones de las organizaciones 501c3 en su estado y el presupuesto de la organización, las posiciones pueden ser separadas o combinadas. Las organizaciones sin fines de lucro más pequeñas pueden optar por combinar las posiciones de secretario y tesorero para reducir la cantidad de mano de obra necesaria para administrar con éxito la organización.
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El financiamiento para una organización sin fines de lucro proviene de donaciones, subvenciones y recaudaciones de fondos. Para mantener el estado de una empresa sin fines de lucro, la organización debe asegurarse de que haya alguien en su lugar que lleve un registro de todo el dinero que ingresa, de dónde viene y adónde va. El tesorero da cuenta de todo el dinero recibido por la fundación y se asegura de asignarlo a la cuenta correcta. Esta persona también es responsable de registrar el recibo de los fondos y depositarlos en la cuenta bancaria de la organización.
Presupuesto operativo
Otro deber del tesorero es ayudar a la junta a determinar el presupuesto operativo para la organización sin fines de lucro. El tesorero supervisa el recibo y el pago de las facturas y puede ayudar a estimar los ingresos proyectados para la organización sin fines de lucro. Esto ayuda a la junta a asignar mejor los fondos a diferentes proyectos y programas de alcance comunitario que la fundación apoya, así como a planificar los gastos operativos y mantener un fondo de contingencia en caso de una factura inesperada o una situación de emergencia, como el mantenimiento inesperado del edificio.
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Traído a ti por Sapling Traído a ti por SaplingComunicación
El secretario de una organización sin fines de lucro está a cargo de la comunicación para la organización. Mantiene un horario laboral regular para poder saludar a los invitados, miembros de la junta y donantes, contesta el teléfono y devuelve los mensajes. La secretaria también toma promesas y donaciones en nombre de la organización, redacta cartas y otra correspondencia y procesa todo el correo entrante. El secretario puede formar parte de la junta directiva de la organización sin fines de lucro y asistir a todas las reuniones de la junta. En este rol, el secretario maneja la comunicación entre los miembros de la junta, asiste al presidente y se hace cargo del presidente en una reunión de la junta si es necesario.
Informes
Una organización sin fines de lucro debe producir muchos informes diferentes para los donantes, la junta directiva y el gobierno. La secretaria elabora y distribuye todos estos informes, asegurándose de actualizarlos correctamente en forma regular. Los ejemplos de estos informes incluyen informes de gastos, asignación de fondos y análisis de costos para recaudadores de fondos y otros eventos. La secretaria también redacta cartas e informes de donaciones para ser usados por los donantes para contribuciones deducibles de impuestos a la fundación.
