Si bien muchas pequeñas empresas pueden hacer uso del software listo para usar, hay ocasiones en que se necesita una solución más personalizada, ya sea como una modificación del software existente o algo completamente nuevo.
Pero, ¿qué criterios determinan cuándo una solución personalizada, en comparación con fuera de la caja, es la elección correcta? ¿Cuándo necesitas tomar una decisión de compilación frente a comprar software?
$config[code] not foundPara la respuesta, Small Business Trends se dirigió a Jim Hutchings, analista de negocios de Trifecta Technologies, una compañía que personaliza el software para que se ajuste a las necesidades de una empresa con mayor precisión. Proporcionó los siguientes diez consejos:
Conductores detrás de una decisión de compilación versus compra de software
1. Soluciones manuales
La compañía puede estar utilizando soluciones manuales para acompañar las tareas de rutina porque el software no está haciendo el trabajo.
"Cuando una tarea demora mucho más tiempo de lo que debería, esa es la primera señal de que la empresa está utilizando soluciones manuales, como el uso de notas Post-it para configurar recordatorios", dijo Hutchings. "Una solución personalizada puede ayudar en ese caso".
2. Tasa de adopción deficiente
Una tasa de adopción pobre del software existente es otro indicador de personalización puede ser necesario.
"Si los empleados hacen todo lo posible por no usar el software, es una señal de que no les gusta", dijo. "La adopción forzada tampoco conducirá a la eficiencia, pero dará como resultado que los trabajadores se quejan y se quejen".
3. Dificultad de entrenamiento
Una empresa puede necesitar una solución personalizada cuando es difícil capacitar a los empleados en un software listo para usar.
"Podría ser que el experto en la materia no esté disponible para entrenar o que el software esté desactualizado y sea difícil de usar", dijo Hutchings. "Además, el experto en la materia puede tomar una actitud de 'Es más fácil hacerlo yo mismo que entrenar a otra persona', debido a la dificultad. En este caso, una solución personalizada se adaptaría a las necesidades de la empresa.
4. Proceso de ventas no soportado
Puede haber ocasiones en que el software de gestión de relaciones con el cliente (CRM) en uso no sea totalmente compatible con el proceso de ventas. Para ilustrar, Hutchings recordó una instancia en la que el software CRM de un cliente no podía satisfacer la necesidad de contratos con un modelo de precios especial.
"Agregamos un componente que usaba un flujo de trabajo personalizado para pasar por un proceso específico basado en reglas para acomodar al cliente", dijo. "Agilizó el proceso de ventas de manera que el software listo para usar no pudo hacerlo".
5. Software múltiple para un solo trabajo
Otro caso en el que la personalización se convierte en un factor es cuando se requieren varias piezas de software para realizar un solo trabajo, lo que Hutchings denomina el "Frankensteining" del software.
"Este enfoque no es incorrecto por definición, pero produce ineficiencias", dijo. "Si no puede utilizar un solo software, hay un problema".
Hutchings enumeró dos ejemplos para hacer su punto.
"Usar Word en lugar de Excel para hacer una tabla es un ejemplo", dijo. “El CRM es otro. "Al usar un programa de CRM para la mayoría del embudo de ventas pero agregar hojas de cálculo de Excel para los informes, no está obteniendo verdaderas eficiencias".
6. Conversión del sistema
Un negocio descontento con un programa de software puede querer migrar a otro, una tarea que no siempre es fácil.
"Mover datos de un sistema a otro puede ser una tarea ardua que podría requerir un trabajo personalizado", dijo Hutchings. "En ese caso, un personalizador de software construiría un motor que convierte los datos automáticamente".
7. Requisitos de automatización
De acuerdo con Hutchings, cada vez que una empresa se beneficiaría de la automatización es una indicación de que necesita un software personalizado.
"Si solo está vendiendo cosas, por ejemplo, utilizando el software de punto de venta para hacer un cambio, podría estar de acuerdo con una solución lista para usar, como Square o Clover", dijo. "Pero si existe algún vínculo con la nómina, las hojas de asistencia, la contabilidad, el inventario, las compras, la administración de la cadena de suministro o el pronóstico, es mejor poner una solución personalizada".
8. Consideraciones sobre la escalabilidad y el crecimiento del negocio.
El software listo para usar puede carecer de flexibilidad o escalabilidad, lo que inhibe el crecimiento del negocio.
"La personalización es necesaria en ese caso, para apoyar el crecimiento", dijo Hutchings. "Una empresa puede adoptar un enfoque gradual, agregar funcionalidades diferentes o expandirse a diferentes grupos de usuarios de manera incremental a lo largo del tiempo".
9. Marca personalizada o diseño
Una empresa puede beneficiarse de la marca personalizada o el diseño como una forma de diferenciarse de sus competidores. Hutchings citó a Carlo's Bakery (hogar de "Cake Boss") como ejemplo.
"Trifecta construyó un sistema de punto de venta que utilizaba un iPad donde, entre otras cosas, un cliente en concierto con el panadero podía hacer un pastel personalizado desde cero", dijo. “Además, a medida que las líneas comenzaron a formarse a la vuelta de la esquina después del debut del programa de televisión, los empleados podían salir y usar el iPad para tomar pedidos, reduciendo el tiempo de espera. Ayudó a retener a los clientes ".
10. Tasas de licencia
Un criterio final para decidir si el software listo para usar se adapta mejor a la empresa tiene que ver con los aranceles de licencia, que, según Hutchings, pueden tener un costo prohibitivo.
"El precio es el aspecto número uno", dijo. “Las tarifas de licencia para el software listo para usar pueden ser muy caras, en cuyo caso la costumbre puede ser menos costosa a largo plazo. No es diferente al arrendamiento en lugar de comprar un automóvil ".
Consejos adicionales
Hutchings agregó el siguiente consejo, para ayudar en el proceso de toma de decisiones de compra de software:
"Analice el ROI para asegurarse de que pueda recuperar su dinero", dijo. "Un presupuesto de $ 5,000 puede ser todo lo que se necesita para construir una solución personalizada. Solo asegúrese de poder recuperar su dinero en eficiencias o economías de escala ".
Hutchings dijo que las empresas primero deberían examinar el software de la caja, para ver si cumple con los requisitos, y luego ver las opciones personalizadas a medida que surja la necesidad.
También informó que las empresas no olvidan los costos ocultos asociados con la adopción por parte de los usuarios, como la capacitación, y que están conscientes de los costos de oportunidad perdidos, lo que podría requerir un aumento del presupuesto.
Trabajando juntos foto a través de Shutterstock
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