Los sistemas de archivo establecen procedimientos de oficina que organizan la información de acuerdo con reglas coherentes que facilitan la búsqueda de información. Los sistemas de archivo organizan los documentos que otras personas y organizaciones envían a la empresa, los registros de las actividades internas de la empresa y los registros de información que la empresa envía a otras empresas y personas.
Bandeja de entrada y bandeja de salida
La bandeja de salida contiene documentos salientes antes de que se distribuyan. Los documentos salientes incluyen correo saliente, faxes o documentos para escanear y enviar por correo electrónico a entidades externas a la organización. La bandeja de entrada contiene los documentos entrantes antes de que se archiven o distribuyan internamente. Estos documentos incluyen memos; documentos que detallan un nuevo proyecto, iniciativa o cliente; y documentos que lleguen por correo. Algunas bandejas de entrada tienen dos secciones. Una sección contiene documentos que tienen archivos existentes y otra sección contiene documentos que necesitan un archivo nuevo.
$config[code] not foundArchivos y Categorías
Los archivos son carpetas que contienen información que se encuentra unida según el nombre, la fecha, el tema, la ubicación, el proyecto u otros datos. Varios archivos se agrupan por categorías. A menudo, a estas categorías se les asigna un color y las carpetas o calcomanías codificadas por colores se usan para una fácil referencia a estas categorías. Los sistemas de archivo establecen la colocación lógica de archivos individuales dentro de una categoría. Por ejemplo, el consultorio de un médico puede tener categorías codificadas por colores que se corresponden con cada letra del alfabeto para los apellidos de los pacientes. Otros sistemas de archivo organizan archivos por categorías temáticas, numéricas, geográficas y cronológicas y posiciones.
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El correo entrante se almacena en archivos que pertenecen a la información en los documentos. Las compañías colocan copias de las respuestas al correo entrante en el mismo archivo que los documentos entrantes originales. Algunas compañías imprimen fotocopias de las respuestas completadas para distinguirlas de las respuestas que aún no se han entregado. Del mismo modo, las fotocopias de los documentos salientes se almacenan en archivos que pertenecen a la información de los documentos, y se almacenan en el mismo archivo que cualquier respuesta que la empresa reciba a esos documentos.
Distribución interna
La bandeja de entrada contiene documentos que se distribuyen dentro de una organización, incluido el correo para empleados individuales, notas y otros documentos físicos que reciben los empleados individuales. Los documentos internos de la bandeja de entrada se distribuyen a los empleados colocándolos en los buzones de los empleados y, a veces, escaneando o enviando el documento por fax a los empleados remotos.
Clave de presentación
Si no hay un archivo existente que se corresponda lógicamente con un nuevo documento, se creará un nuevo archivo para almacenarlo. Del mismo modo, se crea una nueva categoría para un documento nuevo si no existe una categoría que se ajuste al documento. Las claves de archivo proporcionan un índice para un sistema de archivo. Las claves de archivo enumeran y codifican todas las categorías en un sistema de archivo e indican cómo se organiza la información dentro de cada categoría. Cada vez que se crea una nueva categoría, la clave del archivo se actualiza y distribuye al resto del personal o se muestra en un punto de referencia central.
