Las tareas de oficina, como escribir, archivar y contestar los teléfonos de la oficina, una vez fueron relegadas a las secretarias, asistentes ejecutivos y empleados administrativos. Pero con más trabajos que requieren habilidades tecnológicas, no es una expectativa común que los profesionales (incluidos abogados, doctores, docentes, etc.) usen habilidades administrativas para realizar sus tareas diarias. Debido a que muchos trabajadores usan computadoras, el trabajo de oficina se ha convertido en una parte esencial de prácticamente todos los trabajos y ocupaciones. La colaboradora de GoodTemps, Carissa Doshi, explica por qué estas seis habilidades administrativas son vitales para los empleados de oficina: escritura, archivo, ingreso de datos, uso del teléfono y dominio de Microsoft Word y Excel.
$config[code] not foundHabilidades típicas de oficina
Independientemente de si está solicitando ser asistente ejecutivo o abogado del personal, debe tener algunas habilidades de oficina. Dependiendo de su función, es posible que no se refiera a estas habilidades como estrictamente administrativas, ya que describirlas como habilidades de oficina puede ser más preciso.Por ejemplo, un asistente administrativo naturalmente pasará la mayor parte de su jornada laboral realizando tareas administrativas. Dicho esto, los abogados, enfermeras y otros profesionales también confían en sus habilidades de mecanografía y tecnologías relacionadas para redactar cartas de clientes, redactar resúmenes de visitas a consultorios médicos, redactar informes legales o tomar notas en la computadora portátil durante el juicio. El asistente administrativo podría referirse a sus "habilidades de oficina" cuando describe sus calificaciones, mientras que el abogado del personal podría simplemente usar el término "habilidades de oficina" para explicar que ella sabe cómo manejar un teclado. Debe el uso generalizado y multifuncional de las habilidades administrativas y de oficina típicas para computadoras, computadoras portátiles, tabletas y teléfonos inteligentes.
Mejore su habilidad para escribir, Microsoft Word y Excel
Entender la ubicación de las letras en el teclado y las letras sobre las que descansa sus dedos es clave (no pretende hacer ningún juego) para una escritura rápida y precisa. Antes de enviar su solicitud para un trabajo que solicite la escritura como una calificación requerida, realice una prueba de escritura en línea como la que se ofrece en LiveChat. Una prueba de escritura en línea medirá su velocidad (palabras por minuto o WPM) y su precisión. Muchos empleadores aprecian la precisión sobre la velocidad. Por ejemplo, si escribe 100 palabras por minuto y su precisión es solo del 60 por ciento, dedicará tiempo a corregir sus errores. También podría intentar escribir 50 palabras por minuto con una precisión del 100 por ciento. Hay muchos tutoriales en línea para ayudarlo a mejorar sus habilidades de escritura.
Las habilidades administrativas en la actualidad son generalmente sinónimo de la capacidad de usar aplicaciones de productividad, como Microsoft Word, Excel y, a menudo, PowerPoint y Access, en la computadora. Su competencia con Microsoft Word, Excel y otras aplicaciones de software depende, en parte, de sus habilidades de escritura. Lo mismo con la entrada de datos. Cuando esté redactando correspondencia, informes u otros materiales escritos en un formato narrativo, es probable que utilice Microsoft Word. Las hojas de cálculo que cree requerirán habilidades de ingreso de datos y conocimientos de Microsoft Excel, que requieren precisión y, en algunos casos, velocidad, dependiendo de la rapidez con la que tenga que producir su trabajo. El término "entrada de datos" generalmente se refiere a las habilidades de teclado (es decir, escribir) que involucran números, junto con su nivel de comodidad con el lado derecho del teclado que es similar a una máquina sumadora de 10 teclas.
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Traído a ti por Sapling Traído a ti por SaplingComunicación telefónica y de oficina
Generalmente, los secretarios, asistentes administrativos y recepcionistas deben responder a los teléfonos de la oficina, que pueden abarcar desde una sola línea telefónica hasta un teléfono comercial multilínea o un sistema de VOC (Internet sobre protocolo de voz) similar a una central telefónica.
Independientemente de la cantidad de líneas telefónicas que deba responder, la etiqueta telefónica adecuada es un área importante del trabajo administrativo. Las tareas telefónicas habituales de un trabajador de oficina incluyen responder de manera clara y profesional a las personas que llaman, así como saber cómo dirigir y redirigir las llamadas correctamente. Incluso si no es la recepcionista, debe saber la forma correcta de responder a las personas que llaman en caso de que reciba una llamada mal dirigida. Si está solicitando un puesto no administrativo, no incluya las habilidades telefónicas en su currículum: simplemente refiérase a sus habilidades de comunicación verbal y escrita, ya que es poco probable que se le asigne una tarea telefónica. Por otro lado, si está interesado en un puesto no administrativo y es el respaldo de la recepcionista o si está administrando al personal administrativo, indique su conocimiento de los sistemas complejos de teléfono o centralita para que quede claro que está familiarizado con el equipo.
Describiendo tus habilidades clericales
La forma en que describa sus habilidades y habilidades de oficina puede depender de la posición para la cual está solicitando. Si la publicación del trabajo indica específicamente que los deberes de oficina son parte del trabajo, entonces, por supuesto, su currículum vitae y su solicitud deben incluir una sección para "Habilidades de oficina". En esta sección, indique las aplicaciones de software en las que está capacitado; Si eres un usuario avanzado, incluye eso en tu descripción. Si tiene capacitación o certificación en esas aplicaciones, también puede incluir eso en la descripción de sus habilidades o en otra sección de su currículum para capacitación y certificaciones. Además, si tiene un número considerable de años de experiencia con ciertas aplicaciones, indíquelo también.
Por ejemplo, su currículum puede indicar: "Microsoft Word: 10 años de experiencia, incluida una gran capacidad para crear informes complejos, redactar correspondencia y utilizar las funciones de combinación de correspondencia para un manejo eficiente de correos masivos. Microsoft Excel - 8 años de experiencia, incluidos 3 años utilizando funciones como la creación de fórmulas de múltiples referencias, tablas dinámicas y VLOOKUP ".
Si está solicitando un trabajo en el que no forma parte del equipo administrativo o si no está solicitando un trabajo administrativo, considere la posibilidad de describir sus habilidades tecnológicas de una manera que no parezca que usted es un contador en busca de un secretario. posición. Por ejemplo, si la publicación del trabajo es para un contador con conocimientos de software y aplicaciones de productividad, no incluya "Habilidades administrativas" en su currículum. Incluya una breve descripción de su competencia con aplicaciones específicas, como Microsoft Excel, Access y PowerPoint; a menudo, estas son aplicaciones que los empleados con roles profesionales tienen que sentirse cómodos usando. Nuevamente, si usted es un usuario avanzado de Excel o ha recibido capacitación o certificación en una aplicación que utilizan los contadores, incluya eso en su currículum. Puede usar el encabezado "Aplicaciones de productividad" o algo similar para que no parezca que está más centrado en los aspectos administrativos del trabajo que desea, en lugar de las calificaciones que trae a la mesa para una posición de nivel superior.
Auxiliar administrativo trabajos que requieren habilidades administrativas
Los roles de asistente administrativo requieren habilidades de oficina, aunque la publicación del trabajo no indica específicamente "Estas son las habilidades de oficina que necesita para desempeñar esta función". Las tareas de trabajo enumeradas son ejemplos de tareas que requieren habilidades administrativas. Aquí hay un ejemplo de publicación de trabajo para un puesto de asistente administrativo que requiere habilidades de oficina y de oficina:
El Instituto de Salud Pública de ABC está buscando un Asistente Administrativo para apoyar al Gerente del Laboratorio de Salud Pública y ayudar con las operaciones diarias de los Laboratorios de Salud Pública. Este asistente administrativo ejecutivo estará ubicado en el séptimo piso del Instituto para recibir a los visitantes, estudiantes, profesores y personal. Además de brindar el más alto nivel de servicio al cliente, esta persona brindará apoyo general de oficina para los profesores y el personal del laboratorio mientras asiste al Director del Laboratorio de Salud Pública y al Director Ejecutivo del Instituto de Salud Pública con una variedad de actividades administrativas y tareas relacionadas.
El asistente administrativo ejecutivo: Recibirá, orientará y derivará visitantes; Dirigir llamadas telefónicas, recibir mensajes y responder preguntas sobre el Instituto de Salud Pública y los Laboratorios de Salud Pública; ayudar a ordenar, recibir, almacenar y distribuir suministros de oficina, laboratorio y enseñanza; ayudar con otras tareas administrativas relacionadas, como fotocopiar, enviar faxes y archivar, según sea necesario; supervise y reaprovisione los suministros de oficina a diario, incluidos suministros como papel y tóner para las copiadoras e impresoras; supervise las salas de conferencias con regularidad para asegurarse de que cuentan con suministros de oficina y materiales de presentación adecuados; mantener la limpieza y la seguridad del entorno de trabajo en la suite de la oficina central y otras áreas públicas a lo largo de la ubicación del séptimo piso; siga los procedimientos de seguridad para los empleados y exija el cumplimiento de los procedimientos de seguridad para los visitantes en todas las oficinas; haga los pedidos utilizando el proceso de compra entre oficinas y mantenga la contabilidad de los pedidos y el uso de suministros en todo el séptimo piso; reservar salas de conferencias en el séptimo piso para el Instituto de Salud Pública; Servir como el principal punto de contacto para la facultad y el personal del Laboratorio; enviar solicitudes de mantenimiento para equipo y mobiliario de oficina; coordinar la recolección y entrega de servicios de correo urgente y urgente (por ejemplo, FedEx, UPS); y servir como punto de contacto principal para profesores, visitantes y estudiantes.
Contador de personal (no administrativo) Trabajos que requieren habilidades administrativas
Del mismo modo, hay otros puestos que no son roles administrativos de tipo asistente, pero que requieren habilidades administrativas similares, como un contador del personal. Esta publicación de trabajo de muestra para un contador de personal tiene varias tareas que requieren habilidades administrativas. Sin embargo, no se enumeran específicamente como habilidades de oficina o de oficina. Por ejemplo:
El Contador del personal de XYZ Industries será responsable de preparar los asientos de diario, los cierres mensuales y de fin de año, la conciliación bancaria, el mantenimiento de activos fijos y la conciliación del libro mayor. Además, participará en el cumplimiento, revisará los cronogramas de los procesos de informes y trabajará junto con nuestros auditores externos para realizar revisiones trimestrales y auditorías anuales. Principales responsabilidades: prepare asientos de diario y conciliaciones de cuentas que incluyen, entre otros, efectivo, gastos prepagos y nóminas; realizar cierre de mes, entradas de diario, sin supervisión; mantener el libro mayor de activos fijos, depreciación y conciliación; analizar estados de ingresos y balances generales, y comunicar los resultados a la gerencia; participar en iniciativas de todo el departamento; asistir en los procesos de cierre de fin de mes, trimestre y año, incluida la preparación mensual del libro de trabajo de cierre financiero; implementar, mantener y cumplir con los controles internos de SOX y los procedimientos contables que garantizan el cumplimiento de los PCGA; informar sobre datos financieros y comunicarlo de manera útil y comprensible; Gestionar contratos de arrendamiento de capital y pagos mensuales.
Los requisitos de trabajo incluyen: habilidades analíticas probadas, como identificar problemas, recopilar datos relevantes, sacar conclusiones válidas y recomendar mejoras y acciones correctivas; experiencia en facturación y familiaridad con la conciliación de cuentas; se prefiere experiencia en cuentas por cobrar, así como competencia con Microsoft Excel; conocimiento fundacional en entradas de diario y experiencia en cuentas por pagar; Capacidad de comunicación organizativa, escrita y verbal. y la capacidad de trabajar dentro de hojas de cálculo y bases de datos; dedicación y habilidades necesarias para cumplir con los plazos críticos de negocios.
Nunca subestimes la relevancia de la experiencia clerical
Ya sea que esté solicitando ser un asistente administrativo o un abogado de litigios, no subestime la importancia de las habilidades administrativas o la experiencia administrativa. Saber cómo manejar las operaciones de oficina y las habilidades administrativas es una calificación útil en cualquier trabajo. Su familiaridad con los procesos de oficina y cómo gestionarlos es, obviamente, esencial en una función administrativa. Si solicita un puesto en el que se espera que supervise al personal administrativo, necesita habilidades de administración, pero comprender la importancia de las habilidades de oficina también es valioso porque significa que puede coordinar las cargas de trabajo y administrar las expectativas de trabajo de otras personas que le reportan. Además, en un rol no administrativo o no administrativo, tener habilidades de oficina también sugiere que puede participar como miembro de un equipo cuando el asistente administrativo o la secretaria no está disponible o está trabajando en otras prioridades.
