Como profesional de pequeñas empresas, ¿qué tan preocupado debería estar con el seguimiento del tiempo de los empleados? Bueno, míralo de esta manera: ¿es importante la rentabilidad? ¿Es importante mantenerse al día con los presupuestos y proyectos? ¿Sí? Entonces deberías estar absolutamente siguiendo el tiempo.
En la primera parte de esta serie ("Cómo pueden beneficiarse las pequeñas empresas del seguimiento de tiempo"), analizamos la creación de una lista de requisitos para que pueda comprar el software de seguimiento de tiempo con confianza y comprender el proceso de implementación del software. En este segundo artículo, veremos las preguntas para asegurarnos de que la demostración sea sólida, y las ventajas del software como servicio en comparación con el software instalado.
El error más común en la compra de software de hojas de tiempo: no se deje engañar por una demostración
Usted tiene el derecho de exigir que cualquier proveedor demuestre absoluta y completamente más allá de una sombra de duda que su solución resolverá el problema comercial específico de su empresa. Merece una demostración detallada que utilice su lista de empleados, lista de clientes, lista de proyectos, logotipo de su empresa, combinación de colores y que le muestre informes sobre sus datos que le demuestren que su problema empresarial está resuelto. Si un proveedor no puede asegurarle al 100% que la solución funcionará para sus necesidades comerciales específicas, entonces hágalo a un lado. Las demostraciones enlatadas están diseñadas para engañar.
Preguntas para los proveedores:
- ¿Puede probarme absolutamente que resolverá mi problema comercial usando a mis empleados, departamentos, proyectos, etc. y luego me mostrará los informes que necesito ver?
- ¿Puede proporcionar referencias de clientes que hayan integrado con éxito su producto con mi sistema de contabilidad, mi sistema de gestión de proyectos y mi proveedor de servicios de nómina?
Si el proveedor puede configurar rápidamente el software durante una demostración para usted y mostrarle que realmente satisface sus necesidades, entonces probablemente pueda hacerlo rápidamente después de que esté instalado en su empresa también.
La flexibilidad de SaaS permite la implementación temprana, la protección del servidor y las actualizaciones más sencillas
Si el software está basado en la Web al 100% (y debería evitarse la tecnología obsoleta y los problemas de instalación), puede ejecutarlo desde cualquier computadora de la tierra. Las compañías de software pueden ofrecer tecnología a través de dos modelos diferentes: instalados en su ubicación o alquilados por usted y ejecutados en el sitio del proveedor. Este último enfoque se denomina software como servicio (SaaS). No hay razón para que un proveedor no pueda ofrecer ambas opciones.
SaaS permite implementaciones tempranas, protección del servidor y actualizaciones más sencillas. En una implementación temprana, el proveedor le permite usar temporalmente el sitio SaaS mientras su tienda de TI implementa la máquina comprada para su instalación local. La protección del servidor es el proceso de enviar una copia de seguridad al proveedor en caso de que falle la instalación local. Por lo tanto, el proveedor puede hacer que su sistema se ejecute en su sitio al instante. SaaS permite actualizaciones más fáciles porque le proporcionaron un sitio de prueba durante el proceso de actualización que no requiere compras de hardware de su parte.
Preguntas para los proveedores:
- ¿Qué tipo de generador de respaldo tiene en caso de un corte de energía en su sitio SaaS?
- ¿Dónde está alojado?
- ¿Cuántas conexiones a Internet tiene su sitio SaaS?
- ¿Cuánto cuesta la protección del servidor?
- ¿Puedo desplegar en sus servidores SaaS y luego transferir los datos a mis propios servidores?
- ¿Dónde se almacenan las cintas de copia de seguridad de SaaS?
- ¿Qué tipos de seguridad y capacidades de extinción de incendios existen en el sitio de alojamiento?
Mira fuera del departamento de recursos humanos
Cuando los ejecutivos de nómina implementan sistemas de tiempo y asistencia para automatizar la nómina, a menudo pierden la oportunidad de facilitar una mayor rentabilidad en toda la empresa. Estos ejecutivos son, por supuesto, expertos en nóminas. Por lo general, no son expertos en contabilidad de proyectos o automatización de facturación.
Los datos de tiempo que recopilan, si se recopilan adecuadamente, también se pueden utilizar para automatizar la gestión de proyectos, el cálculo de costos de proyectos, el seguimiento de proyectos y la mejora de la estimación de proyectos. Además, los datos se pueden utilizar para la automatización de facturación interna, externa e inversa.
Piense en esa parte de la recopilación de requisitos del proceso de selección del software de la hoja de tiempo. Traer a gerentes de I + D, gente de marketing y personal de A / P. Tener un equipo de selección completo. Sí, puede ser más difícil, pero desencadenará una rentabilidad que no sabía que tenía disponible.
Al seguir los consejos que se detallan en este artículo, puede estar seguro de que el software de hoja de tiempo hará enormes aumentos de rentabilidad en su empresa al automatizar la nómina, la facturación y la mayor parte de la contabilidad de costos del proyecto.
Foto de seguimiento de tiempo a través de Shutterstock
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