Los gerentes y ejecutivos pueden requerir asistencia al completar sus tareas de trabajo, como la configuración de reuniones de ventas. Un asistente ejecutivo de alto nivel ofrece apoyo administrativo a estos profesionales. De acuerdo con la Guía del Diploma, los requisitos de educación para este puesto pueden incluir un título de asociado. Los requisitos adicionales pueden incluir habilidades de investigación, habilidades de software de computadora y habilidades interpersonales.
$config[code] not foundDeberes administrativos
Los asistentes ejecutivos de alto nivel realizan tareas rutinarias de oficina cuando trabajan en oficinas más pequeñas. Estos incluyen hacer llamadas telefónicas, investigar ideas de regalos y aceptar paquetes de entrega. En una oficina más grande, los asistentes ejecutivos de alto nivel pueden supervisar a los trabajadores que realizan estas tareas, como los recepcionistas.
Gestión de registros financieros
La gestión de registros financieros incluye la actualización de cuentas de gastos, la comprobación de cuentas de crédito corporativas y el procesamiento de solicitudes de pago. El asistente es responsable de mantener estos documentos financieros en un lugar seguro. Al hacer este trabajo, los asistentes ejecutivos tienen acceso a información personal confidencial, como los números de Seguro Social, y ven información personal cuando trabajan con registros financieros. La discreción es una necesidad.
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Traído a ti por Sapling Traído a ti por SaplingRepresentación en Reuniones
Cuando los gerentes, directores o ejecutivos de departamento no pueden asistir a una reunión, el asistente ejecutivo de alto nivel puede representar al ejecutivo. Estas reuniones pueden implicar tratar con proveedores, proveedores u otros ejecutivos. El asistente ejecutivo debe representar a la empresa de manera profesional. Algunos asistentes necesitan resolver disputas e informar al ejecutivo cuando un problema no se resuelve rápidamente.
Arreglos de viaje
Un asistente hace arreglos de viaje para gerentes y ejecutivos. Esto incluye llamar a los mostradores de reservas de hotel y gestionar las reservas de alquiler de automóviles. Algunos ejecutivos tienen solicitudes especiales, como necesidades dietéticas, y el asistente debe realizar un seguimiento de ellas. El asistente ejecutivo de alto nivel confirma los horarios de viaje e informa al ejecutivo.
Control de documentos
El papeleo de la oficina requiere revisión, actualización y archivo. La creación de documentación puede incluir memos, cartas y facturas de la empresa. Algunos de estos documentos requieren firmas administrativas antes de que el asistente pueda presentarlos. Los asistentes ejecutivos de alto nivel reciben capacitación sobre cómo se manejan los diferentes documentos. Los documentos se almacenan en gabinetes o se transfieren a una computadora.
