Sin embargo, estos sistemas generalmente afirman ser el tipo de acuerdos de "configúrelo y olvídelo". Esto puede ser engañoso y dar lugar a expectativas poco realistas, así como a estrategias de implementación defectuosas.
Afortunadamente, es posible obtener una gran cantidad de valor de los sistemas de automatización siempre que usted comprenda tanto sus ventajas como sus limitaciones.
Es importante comprender qué procesos pueden automatizarse de manera confiable dentro de su empresa. Estos pueden incluir la nómina, la facturación, la contabilidad de costos, el monitoreo de la infraestructura de TI, el marketing relacionado con Internet, la gestión de clientes potenciales y clientes, el monitoreo de inteligencia competitiva y muchos otros. El truco consiste en determinar qué procesos, si son automatizados, proporcionarán el mayor valor para su empresa en particular.
Un método para determinar este valor consiste en rastrear cuidadosamente el tiempo de los empleados para determinar si los empleados están gastando grandes cantidades de tiempo en procesos que pueden automatizarse fácilmente. En casos como estos, la implementación de un sistema automatizado a menudo proporciona un alto retorno de la inversión al reducir el tiempo empleado en actividades tediosas y al mismo tiempo liberar a los empleados para trabajar en otras tareas.
La selección e implementación de software específico para cumplir con los requisitos de automatización es un tema demasiado amplio para abarcarlo aquí (ahí es donde los consultores ganan su dinero).
Dicho esto, una vez que haya determinado qué procesos dentro de su empresa se pueden automatizar con éxito, hay algunas mejores prácticas universales de software de automatización para recordar:
Funcionalidad de integración
Asegúrese de que la funcionalidad de integración esté presente en el sistema que elija. Los programas de negocios modernos deben comunicarse entre sí para que pueda recopilar, recuperar y manipular los datos como mejor le parezca.
Si un programa usa una gran cantidad de protocolos propietarios, busque otro software que funcione bien con los demás.
Longevidad
Otro factor clave a considerar al elegir programas de automatización es la longevidad. Los programas de nicho que son nuevos y relativamente no probados en un entorno empresarial son riesgosos porque pueden no durar mucho. Por lo tanto, incluso si el programa funciona como se anuncia, puede quedarse atascado cuando se necesita una actualización y el negocio se ha hundido.
Cuando se trata de automatizar procesos de negocio clave, es aconsejable seleccionar entre programas de alta calidad que hayan resistido la prueba del tiempo. Las pequeñas empresas a menudo recurren a Quickbooks, ADP e incluso a Microsoft Dynamics GP para proporcionar la base para la infraestructura de automatización. Aunque estos no se ajustan perfectamente a las necesidades de todos, cada uno merece una mirada cuidadosa.
Monitorear y actualizar
Finalmente, tenga en cuenta que incluso los sistemas de automatización más avanzados no se pueden dejar de ejecutar sin un monitoreo y actualizaciones regulares. En general, los programas deben verificarse diariamente para garantizar un funcionamiento adecuado, de modo que cualquier problema pueda corregirse rápidamente.
Si el programa de software que elija ofrece un contrato de mantenimiento, sería prudente invertir en él. Los sistemas de automatización deben ser reevaluados o actualizados al menos dos veces al año. A veces, un contrato de mantenimiento incluirá actualizaciones automáticas de software, lo que es un beneficio muy valioso.
El software cambia rápidamente, lo que requiere un mantenimiento regular para garantizar una integración sin problemas con sus procesos diarios. Si descubre que el software está retrasado o está causando problemas incluso después de que se haya actualizado, entonces definitivamente debería considerar buscar un reemplazo. El inconveniente de implementar un nuevo programa de automatización a menudo se ve mitigado por la mayor funcionalidad que ofrece.
Los programas de automatización pueden tener un impacto significativo en los resultados de su empresa, pero es importante no ser demasiado optimista. Tu auto no te lleva al trabajo y tu estufa no cocina los alimentos por sí sola. Sólo las personas pueden dirigir un negocio. Cuando se deja que el software se ejecute de forma desordenada, suceden cosas malas.
Céntrese en crear una sólida estrategia de implementación y mantenimiento, y podrá optimizar sus procesos al mismo tiempo que aumenta sus ganancias.
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