Gracias a la tecnología moderna, muchas oficinas ahora están casi completamente sin papel. Los documentos importantes se crean, firman y envían exclusivamente en línea, y se almacenan para que todas las partes los puedan acceder fácilmente. Si bien es conveniente tener todos los documentos de su empresa en formato digital, es posible que no desee deshacerse de su impresora todavía. Le preguntamos a un panel de expertos del Consejo de Jóvenes Empresarios lo siguiente:
$config[code] not found“Se hacen muchos negocios en línea ahora, y muchos documentos nunca se imprimen en absoluto. Sin embargo, hay algunas situaciones en las que se necesita una copia impresa. ¿De qué documento debe tener siempre una copia física y por qué? "
Documentos de negocios que siempre debe imprimir
Esto es lo que los miembros de la comunidad de YEC tenían que decir:
1. Los valores de su empresa
“Tener artículos impresos en papel siempre los hace un poco más reales. La capacidad de tocar y sentir, comentar o incluso botar los hace más reales. Personalmente, me gusta que los valores de su empresa se impriman y se coloquen en su escritorio o colgados en una pared, para que sirva como un recordatorio constante de lo que es (y no es). "~ Corey Eulas, Factorial Digital
2. Contratos
“El único tipo de documento que creo que siempre debería haber impreso y almacenado en línea es cualquier contrato. Estas son negociaciones importantes y documentos legales, y nunca se sabe cuándo hay que volver y consultarlas ”. ~ Jacqueline Marrano, Marrano Solutions, LLC.
3. Licencias, permisos y documentos de ‘sello levantado’
“Debe guardar copias en papel de las licencias y permisos comerciales, porque a menudo las regulaciones requieren que lo haga. Además, los documentos físicos de cualquier cosa con una firma original o un sello levantado deben guardarse y colocarse en un lugar seguro. La reproducción de elementos con sellos no se mostrará correctamente en formato digital y no se considerarán documentos originales de muchas entidades ". ~ Blair Thomas, eMerchantBroker
4. Planes de emergencia
"Es importante mantener una copia física de cualquier información o procedimiento que será necesario si una emergencia hace que el acceso a la computadora sea imposible. Esto podría incluir información de contacto de emergencia, procedimientos de seguridad contra incendios, procedimientos de evacuación de oficinas y planes de continuidad de negocios ”. ~ Roger Lee, Human Interest
5. tus metas
"Ya no uso el lápiz y el papel. Todo está almacenado en mi computadora o en mi dispositivo móvil. También creo en ser verde y recortar en papel. Pero si tuviera que imprimir cualquier pedazo de papel, serían mis metas. "Tengo una lista de metas trimestrales, anuales, trienales y de 10 años que reviso todos los meses para asegurarme de que estoy en el buen camino". ~ Jean Ginzburg, Ginball Digital Marketing
6. Tu currículum
“El único documento del que siempre debe tener una copia física es su currículum. Siempre es bueno tener su currículum como referencia en una entrevista. También muestra que está preparado y que se toma la oportunidad en serio ". ~ Vladimir Gendelman, Company Folders, Inc
7. Contraseñas
“Mantenga una copia física de todas las contraseñas relevantes que use a lo largo del día. Es probable que esa información no deba almacenarse en ningún lugar en línea, para evitar la posibilidad de piratería o robo de identidad ". ~ Andrew Schrage, Money Crashers Personal Finance
8. Certificados de acciones
“Al emitir acciones a socios comerciales o empleados, es importante mantener una copia impresa y una copia digital, en caso de que la copia se pierda. Normalmente, los empleados recibirán una copia impresa una vez que hayan ejercitado su opción de comprar las acciones ". ~ Syed Balkhi, WPBeginner
9. Cualquier archivo crucial para sus operaciones
“Hay varios tipos de documentos que nos resultan útiles para mantener impresos. Estos incluyen contratos firmados con clientes, archivos de recursos humanos del personal y revisiones semestrales, los manuales de políticas de nuestra compañía (uno por empleado), los valores fundamentales de nuestra compañía (colgados de orgullo), tableros visuales para las ventas, progreso de objetivos trimestrales clave y los requisitos corporativos requeridos. seguros y publicaciones de recursos humanos exigidas por el estado ". ~ Joe Beccalori, Interact Marketing
10. Recibos de pago
"Si bien los recibos digitales son excelentes, aún es bueno tener la capacidad de imprimir recibos cuando sea necesario por razones fiscales o de otra documentación". ~ Serenity Gibbons, NAACP
11. Tu tarjeta de presentación
"Siempre tengo tarjetas de visita a mano. Nunca se sabe dónde o cuándo conocerá a alguien mientras esté fuera y sobre quién querrá conectarse con usted más tarde. Guardo cerca de 10 en varios lugares, como mi bolso, chaqueta, automóvil, billetera, titular de pasaporte, escritorio y casa. Además, asegúrese de que sus tarjetas sean tan memorables como usted. Es fácil perderlos, así que haz lo que puedas para diseñar algo que refleje tu singularidad ". ~ Karlo Tanjuakio, GoLeanSixSigma.com
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