Las funciones de secretario pueden incluir varias tareas de oficina, como contestar teléfonos, escribir, archivar, abrir correo y tomar café. Una secretaria que sirve como asistente de un gerente tiene funciones similares. Sin embargo, este tipo de secretaria informa directamente al gerente (a diferencia de todos los demás miembros de la empresa) y ayuda al gerente de varias maneras para facilitar su trabajo y mantener la oficina organizada.
$config[code] not foundFunciones de comunicación
Como secretario de un gerente, a menudo será la primera persona de contacto para aquellos que intentan comunicarse con su jefe dentro y fuera de la empresa. A diferencia de una recepcionista o secretaria general que atiende el teléfono para todo el personal, usted puede ser responsable de responder solo las llamadas entrantes de su gerente. Tendrá que revisar las llamadas para determinar si puede ayudar a la persona que llama o si su jefe está disponible para contestar la llamada. La asistencia al gerente incluye saludar a los visitantes que llegan a la oficina de su gerente y dirigirlos de acuerdo con las instrucciones de su gerente. Las funciones de secretario para su gerente también pueden incluir la conexión con otros profesionales en su nombre a través de correspondencia escrita, hacer llamadas telefónicas y enviar correos electrónicos.
Funciones de organización
Los gerentes esperan que sus secretarias sean organizadas. Usted será responsable de garantizar que los archivos de la oficina se mantengan ordenados y cualquier documento confidencial se coloque en un área segura. Es posible que deba revisar el correo entrante para determinar qué se le entrega a su gerente, archivado o descartado. Ayudar al gerente a menudo incluye mantener su horario. Esperará que usted realice un seguimiento de sus citas, programe reuniones y haga los arreglos necesarios para su viaje cuando sea necesario. Las funciones adicionales pueden incluir configurar llamadas de conferencia y asistir a reuniones, así como proporcionar la agenda y tomar minutos.
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Traído a ti por Sapling Traído a ti por SaplingFunciones de gestión
Aunque usted sea el secretario del gerente, algunas de sus responsabilidades pueden incluir la administración. Ayudar al gerente a veces puede significar actuar usted mismo como gerente. Su jefe puede darle la tarea de supervisar ciertos proyectos como administrar una base de datos o crear y actualizar informes. Si hay otros miembros del personal administrativo en la oficina, usted puede ser responsable de administrarlos y asignarles sus tareas diarias. Pueden informarle directamente a usted en lugar de a su gerente, y usted puede ser su supervisor inmediato. También se le podría pedir que capacite a otros empleados e incluso que le instruya a su supervisor sobre temas como enseñarles cómo operar máquinas de oficina o utilizar paquetes de software.
