Como propietario de una pequeña empresa, el tiempo libre probablemente no sea algo de lo que tengas mucho. Lo que sí tienen muchas son tareas que cumplir y plazos que cumplir. Entonces, ¿cómo puede realizar mejor estas tareas en un período de tiempo más corto?
A continuación se incluyen 50 consejos para ahorrar tiempo que le ayudarán a ahorrar tiempo durante su jornada laboral.
50 consejos para ahorrar tiempo para pequeñas empresas
1. Establecer metas
$config[code] not foundCada mañana, escriba una lista detallada de las tareas que desea lograr ese día.
2. Crea un Plan
Averigüe cuándo y cómo logrará cada elemento en su lista diaria. ¿Necesitará ayuda, suministros, etc.?
3. Priorizar por Importancia
Es inevitable que a veces tengas que eliminar elementos de tu lista de tareas pendientes, así que decide pronto cuáles son los elementos más importantes y prioriza.
4. Priorizar por Urgencia
Tendrá que llegar a aquellos proyectos que tienen plazos urgentes, así que deje los que vencen la próxima semana para más adelante.
5. Desglosar grandes tareas
Si su lista incluye algunos elementos abrumadores, divídalos en tareas más pequeñas y manejables.
6. ser realista
No esperes lograr todo en una hora. Conoce tus limitaciones y tus habilidades.
7. Sigue tu tiempo
Para comprender mejor cómo pasa realmente su tiempo, tómese unos días y anote todo lo que hace y cuánto demora. Incluya pausas, correo electrónico, redes sociales y todo lo demás, para que descubra cuáles son sus mayores pérdidas de tiempo.
8. Establecer fechas límite
¿Necesitas un poco de motivación para completar un proyecto? Establece una fecha límite para ti mismo y cuéntaselo a otros para que puedan ayudarte a responsabilizarte.
9. Mantén un ojo en el reloj
No desea obsesionarse constantemente con el tiempo, pero tampoco quiere dejar que el día se le escape porque no estaba prestando atención. Quedarse en el camino.
10. Establecer recordatorios
Si tiene una fecha límite o una reunión próxima, establezca un recordatorio en su teléfono que se activará poco antes.
11. Saltos de horario
Todos deben tomar descansos durante el día, así que asegúrese de tenerlos en cuenta cuando programe sus tareas para el día.
12. Horario programado para correo electrónico y redes sociales
El correo electrónico y las redes sociales pueden ser una gran pérdida de tiempo. No respondas a todos los correos electrónicos a medida que van llegando y no dejes abierto Facebook o Twitter todo el día. En su lugar, programe uno o dos bloques cortos a lo largo del día para realizar estas tareas.
13. Usa un sistema central de gestión de redes sociales
Si utiliza las redes sociales con fines de marketing, es probable que tenga más de una cuenta. El uso de un panel central como HootSuite puede ayudarlo a evitar desplazamientos entre sitios, e incluso le permite programar publicaciones a lo largo del día para que no tenga que volver a iniciar sesión constantemente.
14. Evita las distracciones
Aparte de las redes sociales y el correo electrónico, existen otras distracciones que pueden hacer que pierdas tiempo a lo largo del día. Si trabajas en casa, apaga el televisor. Si trabaja en una oficina, tome una ruta diferente al enfriador de agua para evitar compañeros de trabajo conversadores.
15. Quédate con una tarea a la vez
La multitarea puede parecer un ahorro de tiempo, pero no lo es. Concéntrese en una tarea, complétela y luego continúe.
16. Tareas por lotes
Puede ser útil hacer tareas similares consecutivamente. Por ejemplo, haga todas sus llamadas telefónicas para el día consecutivo.
17. Incentivar las tareas
Cuando tengas una tarea realmente difícil de completar, date una recompensa por completarla. Puede ser tan simple como tomar un descanso.
18. centrarse en los resultados
Debe tener una idea acerca de por qué está haciendo cada tarea en su lista. Pregúntese cómo afectará cada elemento a su empresa y céntrese en los resultados.
19. No te estreses por los detalles sin importancia
Si algo no tiene un gran impacto en su negocio, no se preocupe por ello. El perfeccionismo puede ser una gran pérdida de tiempo.
20. Crea buenos hábitos
Cree el hábito de clasificar los archivos con regularidad, responder a los correos electrónicos de manera oportuna y realizar rápidamente cualquier otra tarea que aparezca en su lista de tareas pendientes para que se convierta rápidamente en rutina.
21. Elimina lo no esencial.
Elimine los elementos que ya no tienen un propósito para su misión, tanto física como electrónicamente.
22. Utilice filtros y archivos de correo electrónico
Use filtros y archivos de correo electrónico para no pasar horas buscando un mensaje en particular. Lo más probable es que su programa de correo electrónico ofrezca herramientas fáciles para mantener todas sus comunicaciones organizadas, así que haga un uso inteligente de esas características.
23. Limitar las reuniones
Las reuniones pueden ser esenciales, pero también pueden convertirse en pérdidas de tiempo si duran demasiado tiempo o ocurren con mucha frecuencia. Acepte y programe solo reuniones importantes.
24. Contrate un Asistente Virtual
Los asistentes virtuales pueden ayudarlo con tareas cotidianas cotidianas como correo electrónico, contabilidad, programación e investigación. Considere obtener ayuda si la necesita.
25. Utilizar una plataforma de gestión de proyectos.
Los servicios como Basecamp ofrecen a su equipo una forma de comunicarse en grupos, establecer fechas límite y compartir y editar archivos sin tener que mantenerse al día con varios hilos de correo electrónico diferentes.
26. Mantener proyectos en un solo lugar
Tanto para los proyectos terminados como para aquellos que aún están en progreso, tenga una carpeta o área donde sepa que puede encontrarlos.
27. Evita la hora punta
Si viaja o tiene que viajar para reuniones, tenga en cuenta el tráfico y la construcción para no perder el tiempo en ruta.
28. Tener reuniones virtuales
Evite viajar cuando sea posible y en su lugar considere el uso de programas como Skype o GoToMeeting.
29. Automatizar Nómina
En lugar de realizar un seguimiento manual de las horas y los gastos, invierta en un sistema de nómina que hará todo el trabajo por usted.
30. toma notas
Lleve un cuaderno consigo en todo momento para anotar notas e ideas o use una aplicación como Evernote para almacenar ideas, imágenes y más, para que no pierda el tiempo intentando pensar en ellas más adelante.
31. Aprovechar la tecnología
Hay tantas aplicaciones y servicios de ahorro de tiempo y organización disponibles, como Dropbox, que te permite llevar tus fotos, documentos y videos a cualquier lugar. Encuentra los que trabajen para ti.
32. No te dejes llevar
Intentar dominar y utilizar demasiadas aplicaciones y servicios de productividad a la vez puede ser una pérdida de tiempo. No uses tantos de ellos que pasas más tiempo en ellos de lo que ahorras.
33. delegado
Pídale a su equipo que asuma tareas para las que no tiene tiempo o aquellas con las que sabe que harían un buen trabajo.
34. Invertir en software de contabilidad
Mantener infinitas hojas de cálculo puede llevar a muchos dolores de cabeza y tiempo perdido. Mantenga toda la información de su cuenta organizada en un solo lugar.
35. Mantener un espacio de trabajo organizado
No pase horas recorriendo su escritorio buscando un documento en particular cuando solo podría implementar un sistema de archivo y encontrarlo en segundos.
36. Copia de seguridad de sus archivos
Ya sea por un disco duro externo, copias impresas o copias de seguridad en línea, cree copias de seguridad de todos sus archivos importantes en caso de un colapso de la computadora. Considere un servicio en línea como Carbonite o Mozy para este propósito.
37. Mantener plantillas para formularios de uso común
No pierdas tiempo escribiendo los mismos párrafos una y otra vez cuando podrías tener una plantilla general guardada. Simplemente ingrese y realice algunas actualizaciones cada vez que lo use, en lugar de comenzar desde cero.
38. Utilizar atajos
Use los accesos directos del teclado y del navegador y mantenga todos los programas que usa comúnmente en una ubicación de fácil acceso en su escritorio.
39. Automatizar los gastos
Haga uso de los servicios de pago automático de facturas siempre que sea posible para evitar los pagos atrasados y el tiempo dedicado a pagar las facturas cada mes.
40. Usa un calendario basado en la nube
Las aplicaciones de calendario pueden mantenerlo actualizado sobre reuniones importantes y fechas límite, y no demoran mucho en actualizarse. Considera usar Google Calendar para este propósito.
41. Tener un sistema de colaboración.
Ya sea que utilice una plataforma como Basecamp o Google Docs o se adhiera a métodos más tradicionales, debe tener un sistema de colaboración para que su equipo no se confunda ni desorganice.
42. Di "No"
No asuma tareas solo porque alguien se lo pida. Si no tiene el tiempo y no ayudará a su negocio, no lo haga.
43. Aprovecha al máximo el tiempo de inactividad.
El tiempo que se pasa en las salas de espera, en el metro o incluso en viajes largos en elevador se puede usar para actualizar su calendario, escribir notas o realizar otras tareas simples.
44. Limpiar archivos viejos
Al deshacerse de los archivos antiguos de su computadora, no solo puede evitar que tenga que leerlos mientras busca archivos más relevantes, sino que también puede acelerar su computadora y ahorrarle la suerte de cargar páginas sin fin.
45. Usa aplicaciones móviles
Existen aplicaciones de productividad móvil, aplicaciones de calendario móvil, aplicaciones de lista de dispositivos móviles, todas las cuales pueden ayudarlo a realizar tareas y ahorrar tiempo sin estar frente a una computadora.
46. Conozca sus hábitos
Si es un madrugador, elimine sus tareas más importantes antes de tiempo. Si eres un ave nocturna, no te obligues a entregar grandes proyectos por la mañana. Juega a tus puntos fuertes.
47. Acortar su jornada de trabajo
En una publicación de blog en Freelance Folder, Lexi Rodrigo explica que recortar el horario laboral le obligará a lograr más dentro del tiempo asignado.
48. Deja espacio para lo inesperado.
Las cosas que no planeó surgirán a lo largo del día. Tenga esto en cuenta al hacer su lista de tareas pendientes.
49. Tener horas de silencio
Si trabaja en una oficina, coloque un letrero de "No molestar" en su puerta mientras está trabajando en una tarea importante. Si trabajas desde casa, silencia tu teléfono por ese tiempo. Si surgen distracciones cuando estás en la zona, puedes perder la concentración y terminar gastando mucho más tiempo del necesario.
50. No Over-Schedule
Es posible que sea demasiado optimista por la mañana sobre cuánto puede hacer ese día. Pero crear una lista demasiado completa solo te abrumará más tarde en el día.
Si implementa solo algunos de los consejos de ahorro de tiempo enumerados anteriormente, comenzará a notar una diferencia en su jornada laboral y su productividad, e incluso puede notar que tiene un poco más de tiempo libre.
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