Las secretarias superiores suelen estar empleadas en oficinas y realizan tareas administrativas clave para garantizar que los procesos comerciales diarios se ejecuten de manera eficiente. Un secretario senior puede trabajar bajo uno o más gerentes y se espera que mantenga registros precisos de toda la correspondencia clave dentro de una empresa. Los secretarios superiores trabajan en una amplia variedad de negocios en los sectores público y privado.
Papel de apoyo
El rol principal de un secretario principal es liberar tiempo para sus supervisores al realizar tareas administrativas clave. Los secretarios principales desempeñan un papel clave para garantizar que las comunicaciones se envíen a las partes requeridas de manera precisa y oportuna. Por lo general, un secretario superior dictará notas de la alta gerencia, escribirá las notas en formato de carta o informe y distribuirá la información a los destinatarios previstos. como se indica en el sitio web del condado de Champaign. Por lo tanto, un secretario senior debe tener un firme conocimiento de las reglas gramaticales y la puntuación y ser experto en el uso de aplicaciones básicas de software de oficina para generar datos estadísticos o utilizar plantillas de cartas. También se espera que una secretaria principal mantenga un calendario de citas preciso para su supervisor y confirme los arreglos para las reuniones de negocios con todos los asistentes esperados. También se le puede encomendar hacer arreglos de viaje y reservar arreglos de alojamiento para conferencias fuera del sitio.
Rol de Comunicaciones
A veces se le pedirá a un secretario principal que coordine y supervise las tareas clave asignadas al personal administrativo para garantizar que se completen de manera eficiente y en el horario establecido. También se espera que las secretarias superiores entrenen al personal nuevo y vuelvan a capacitar al personal existente cuando se adapte cualquier cambio a la práctica comercial normal. Una secretaria principal también puede recibir llamadas telefónicas de fuentes internas y externas, retransmitir mensajes entre departamentos y captar las llamadas tomadas por los gerentes para asegurar que se anote toda la información relevante. También se le puede encomendar la realización de consultas de visitantes en el mostrador de recepción, tal como se describe en el sitio web de Total Jobs.
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Un secretario principal también puede tomar minutos en las reuniones y normalmente tiene la tarea de presentar con precisión la correspondencia de fuentes internas y externas. Una secretaria principal también es responsable de supervisar los suministros de oficina clave y de hacer nuevos pedidos para reponerlos. También puede ayudar en la preparación y el procesamiento de presupuestos y facturas de ventas y, a menudo, ayudar con la administración de nóminas. Las secretarias superiores a menudo realizan investigaciones y generan informes sobre los niveles de rendimiento del negocio, las cifras de ventas y los costos de compra, como se describe en el sitio web del Condado de Monterey.
