Si prefiere una posición de administración que le permita mantenerse en contacto con todos los elementos de una empresa, considere un trabajo como gerente de oficina. Cuando trabaje como gerente de oficina, sus tareas pueden tener un menor impacto en la productividad de la empresa en comparación con los empleados especializados, pero lo que haga es igual de importante para la operación exitosa del negocio. Un buen administrador de oficina es un signo de un entorno de oficina bien administrado.
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Un gerente de oficina es un empleado que supervisa específicamente la administración de la oficina en general. Es posible que esta persona no se enfoque en las tareas directamente relacionadas con la forma en que la compañía gana su dinero, pero trabaja entre bastidores para que la oficina funcione como una máquina bien engrasada. Las tareas comunes de administración de la oficina incluyen el pedido de suministros, la negociación con los proveedores, el manejo de caja chica y el manejo de conflictos de oficina. En algunas empresas más pequeñas, el gerente de la oficina paga a los trabajadores, a los proveedores y contrata a las personas. Su objetivo general es asegurarse de que los empleados y otros gerentes tengan lo que necesitan para completar sus propios deberes con éxito.
Organización
Como gerente de oficina, las habilidades de organización son clave. Por ejemplo, el gerente de la oficina tiene que organizar y administrar ciertos archivos de forma continua para que otros gerentes y empleados puedan consultarlos. También debe organizar y abordar los problemas que enfrenta la oficina en orden de urgencia. Si un gerente de oficina es responsable de contratar a nuevos empleados, ella debe reunir y organizar información sobre los solicitantes, lo mismo es cierto para el manejo de los deberes contables si eso es parte de su descripción de trabajo.
Comprensión y comunicación
Un buen gerente de oficina también debe tener un nivel de comprensión para tener éxito en esta posición. El gerente debe comprender las necesidades de los profesionales de la oficina y gestionar esas necesidades de manera efectiva. Debe tener la capacidad de ponerse en los zapatos de otros empleados para resolver los conflictos que surjan. Un buen gerente de oficina tiene la capacidad de comunicarse efectivamente con todos, desde los trabajadores hasta la alta gerencia y los ejecutivos de la empresa.
Manejo de costos
Otra cualidad importante de un gerente de oficina es la capacidad de mantener o disminuir los costos para el negocio. Cuando trabaja como gerente de oficina, esta persona debe monitorear de cerca los gastos, como suministros de oficina y gastos generales (alquiler, servicios públicos, mantenimiento de equipos y otras necesidades operativas). Al mantener una estrecha vigilancia sobre los costos, también debe garantizar que los empleados tengan acceso a recursos que cumplan con los estándares de calidad y operacionales de la compañía.
