Una carta de equipo es un documento que describe por qué existe un equipo. La carta muestra quién está en el equipo, qué se espera que logren y cuánto tiempo tienen que hacerlo. Dicho de manera más formal, el estatuto define el propósito y los objetivos de un equipo. También establece límites para evitar el "arrastre de alcance", un término que los gerentes de proyecto usan a menudo para describir cuando los objetivos de un equipo crecen de manera desproporcionada en función de los recursos y los requisitos de tiempo del equipo.
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Una carta de equipo se construye normalmente a partir de una plantilla estándar utilizada por todos los equipos de trabajo en la empresa. Las secciones que se encuentran comúnmente en las plantillas de los estatutos tratan las declaraciones de misión o propósito objetivos y metas; el alcance de las actividades; afiliación; niveles de autoridad; y requisitos de tiempo. Un nivel de revisión o fecha también es importante. Cuando se producen cambios en cualquier aspecto de la carta del equipo, esos cambios deben registrarse claramente. La carta esencialmente proporciona al equipo una hoja de ruta para guiarlos hacia adelante. Los cambios en el estatuto son como desvíos en las carreteras principales: perder un desvío mal marcado podría impedir que el equipo alcance sus metas.
Proposito y objetivos
El propósito del equipo, a veces referido como su misión, es la razón por la cual el equipo existe. Los ejemplos del propósito de un equipo pueden ser abordar un problema que la empresa está experimentando, implementar un nuevo sistema o procedimiento o completar un proyecto específico. Los objetivos siguen el propósito porque se construyen a partir de la declaración del propósito. Los objetivos de un equipo son metas medibles o metas que, cuando se cumplan, mostrarán que el equipo ha logrado exitosamente su misión.
Video del dia
Traído a ti por Sapling Traído a ti por SaplingAlcance y duración
El alcance y la duración establecen los límites del equipo. El alcance identifica qué ubicaciones de la empresa, clientes, procedimientos, productos, programas u otras condiciones se aplicarán a las actividades del equipo. Típicamente, se identificará más de una condición. Las condiciones tanto dentro como fuera del alcance deben registrarse para evitar confusiones y mantener al equipo concentrado. La duración establece los límites de tiempo del equipo. En los equipos temporales basados en proyectos, la duración incluirá plazos críticos. En equipos a largo plazo o permanentes, la duración se puede definir en función de los horarios de las reuniones y las tareas o las fechas de vencimiento de las tareas.
Estructura de equipo
La estructura del equipo identifica a los patrocinadores del equipo, las partes interesadas y los miembros del equipo, junto con las funciones y responsabilidades de los miembros y los niveles de autoridad. Los patrocinadores suelen ser los ejecutivos responsables de la creación del equipo. Las partes interesadas pueden ser clientes, líderes empresariales y otras personas cuyo trabajo se verá directamente afectado por las actividades y los objetivos del equipo. Los roles y responsabilidades aclaran el propósito de cada miembro del equipo en el equipo. Los niveles de autoridad especifican los tipos de decisiones que los miembros pueden tomar y proporcionan canales de escalamiento para ayudar al equipo a superar obstáculos imprevistos y resolver disputas.
Comunicación y Reporting
La carta debe incluir un plan de comunicación y presentación de informes. Este plan describe qué formularios e informes utilizará el equipo para registrar el estado de las actividades, los problemas encontrados, las decisiones tomadas y otros tipos de información. Los cronogramas y metodologías de informes deben estar claramente establecidos, mostrando cuándo y cómo se informará a los patrocinadores y partes interesadas del progreso del equipo. Los canales de comunicación, como el correo electrónico y los sitios web de intercambio de archivos en equipo, también deben definirse, junto con las pautas que explican cuándo usar cada uno.
