Los desarrollos tecnológicos han aumentado el número de opciones para convocar a un grupo de personas. En lugar de reunirse en una ubicación física, los asistentes pueden reunirse en una ubicación virtual, ahorrando así tiempo y dinero. Un informe de 2010 encontró que en el 80 por ciento de las empresas encuestadas, el uso de reuniones virtuales ha crecido. Sin embargo, las reuniones cara a cara también tienen sus ventajas.
Costo
Las reuniones y conferencias cara a cara pueden costar mucho debido a los gastos de viaje, alojamiento, alquiler de locales y embalaje y envío de pantallas. Según Bloomberg Businessweek, una reunión virtual o teleconferencia puede ahorrar entre el 50 y el 80 por ciento de los costos de una reunión cara a cara.
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Las reuniones cara a cara requieren que los individuos estén en el mismo lugar al mismo tiempo, mientras que las reuniones virtuales se extienden a través de los límites geográficos hasta las ubicaciones más remotas.
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Las reuniones virtuales pueden reducir los costos y eliminar las distancias geográficas entre los asistentes, pero no pueden lograr la efectividad de la comunicación humana cara a cara. Muchas reuniones virtuales carecen de las señales que utilizamos en persona, como el tono de voz, el lenguaje corporal, la expresión facial y otras señales no verbales que pueden indicar confusión, incomodidad o desacuerdo que pueden llevar a una mala comunicación.
Vinculación
Los bloggers en Leading Virtually informan que sus reuniones cara a cara fortalecen el vínculo entre los miembros del equipo; crear una experiencia similar que genere confort entre compañeros de trabajo virtuales; y reforzar "la importancia de los roles relacionados con el trabajo y sus implicaciones para las personas 'reales' y otros miembros del equipo". En el blog qworky, Jenise Fryatt dijo que "las experiencias compartidas, las conversaciones espontáneas, la experiencia de los matices de la personalidad son mucho más difíciles de lograr". Ven, virtualmente. También hay algo acerca de la inmediatez y la intimidad del momento cara a cara que no se puede recrear completamente ".
Multitarea
Según el New York Times, las personas que asisten a una reunión virtual tienen más probabilidades de realizar múltiples tareas que las que participan en una reunión cara a cara.
Ambiente
La huella de carbono de una reunión cara a cara es mayor que la de una reunión virtual debido a la energía agregada y el combustible utilizado para el transporte, folletos, etiquetas de identificación, alimentos y desechos.
