El personal administrativo desempeña un papel vital en cualquier empresa. Los miembros del personal son los que realizan las tareas cotidianas de una oficina típica y, a menudo, se les pide que desempeñen otras funciones para la empresa también. Sin embargo, los deberes y las expectativas del personal administrativo no siempre son claros para los solicitantes, y deben estar bien definidos por la empresa antes de contratarlos.
Llamadas telefónicas
Los miembros del personal administrativo están a cargo de responder, dirigir y hacer llamadas telefónicas. Deben realizar estas llamadas de manera profesional y ser capaces de transferir llamadas y enrutar a las personas que llaman al buzón de correo de voz adecuado si la persona no está allí o está en otra llamada. También deben estar familiarizados con los roles de cada empleado para que las llamadas se puedan transferir correctamente. También deben estar familiarizados con qué llamadas son necesarias para transferir y qué llamadas, como los vendedores por teléfono, tienen una prioridad más baja.
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El personal administrativo es responsable del correo entrante y saliente. El correo entrante debe ordenarse y entregarse a los destinatarios previstos, o el personal administrativo debe abrirlo para determinar la naturaleza del envío, como una queja del cliente, y enviarlo al lugar adecuado. El correo saliente debe ser organizado, direccionado y sellado. Además, el personal administrativo se coordinará con los servicios de envío, como Federal Express, para la entrega y recogida de paquetes.
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Traído a ti por Sapling Traído a ti por SaplingControl de documentos
La responsabilidad de administrar los documentos internos también recae en gran medida en el personal administrativo. Los miembros del personal administrativo son responsables de escribir, fotocopiar, distribuir y archivar o destruir todos los documentos internos. Mantienen un sistema de archivo en el orden alfabético adecuado y rastrean los documentos confidenciales que deben ser destruidos después de un cierto tiempo. Además, cualquier gran cantidad de fotocopias se delegará a un miembro del personal.
Coordinación de eventos
A menudo se espera que los miembros del personal administrativo coordinen los eventos de la empresa. Organizan que los alimentos se entreguen en el momento correcto, y que todos los folletos se copiarán y estarán disponibles. También ayudarán a diseñar cualquier presentación de PowerPoint u otros elementos multimedia que puedan presentarse, y garantizarán que la sala de conferencias esté en el orden correcto antes de que comience el evento.
Suministro de pedidos y caja chica
Los miembros del personal administrativo a menudo están a cargo de ordenar suministros de oficina según sea necesario, y de distribuir el dinero para gastos menores a otros miembros de la oficina para necesidades tales como viajes en taxi o suministros que se necesitan con urgencia. El personal administrativo generalmente realiza un pedido de suministros una vez a la semana y otros pedidos a medida que surgen las necesidades.
