Muchas reuniones de negocios son esenciales para la comunicación y la administración, de acuerdo con un artículo sobre "Business Balls". Sin embargo, las personas temen que las reuniones consideren ineficientes, no organizadas y desperdicien el tiempo. Antes de enviar la siguiente invitación a la reunión, use una lista de verificación de la reunión para prepararse. Este tipo de herramienta ayuda a racionalizar los objetivos de la reunión e identificar a los participantes y las acciones necesarias.
$config[code] not foundLista de verificación previa a la reunión
La mayoría de los planificadores de reuniones exitosos planean previamente todas las actividades y elementos de la reunión antes de enviar invitaciones. Las actividades previas a la reunión incluyen elegir un día y hora convenientes para la reunión, reservar el lugar de la reunión (como una sala de conferencias, un salón de eventos o un restaurante privado) y decidir quién debe asistir a la reunión. Muchas reuniones se desvían por el simple hecho de no tener tomadores de decisiones esenciales en la mesa o por tener demasiados participantes de opinión que despiden a todos del tema principal. Otros elementos esenciales para la lista de verificación previa a la reunión son la agenda de la reunión, con períodos de tiempo para cada sección o tema de la reunión; todas las herramientas de presentación, incluidas las conexiones de computadoras portátiles, líneas telefónicas de llamadas de conferencia y folletos; y almuerzo o refrescos. La mayoría de los planificadores de reuniones también designan un tomador de notas de la reunión en este momento.
Lista de verificación de la reunión
Cuando comienza la reunión, los líderes de la reunión más eficientes usan una lista de verificación para asegurarse de que no se pierdan ni se olviden los elementos de la agenda. Los elementos de la lista de verificación incluyen tomar una lista de los asistentes a la reunión, revisar las notas de la última reunión y definir claramente la agenda de la reunión actual. La mayoría de las agendas de reuniones incluyen la definición de un problema, la lluvia de ideas de soluciones, la votación de soluciones y la resolución del problema. Muchos líderes de las reuniones incluyen elementos como "asegúrese de pedir y recibir las opiniones de todos los participantes", especialmente cuando tienen otros asistentes con opiniones y opiniones. Asegúrese de discutir los próximos pasos antes de que termine la reunión.
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Traído a ti por Sapling Traído a ti por SaplingArtículos de la lista de verificación posterior a la reunión
Por lo general, se deben tomar varias medidas después de una reunión, y una lista de verificación de la reunión puede ayudar a garantizar que nada se olvide o se pase por alto. Algunos de los elementos de la lista de verificación posterior a la reunión pueden incluir escribir las notas de la reunión, distribuir las notas y seguir los siguientes pasos. Algunos elementos del siguiente paso pueden incluir investigar temas más a fondo, reunirse con accionistas adicionales o fijar una fecha para una reunión de seguimiento. Otros ejemplos de este tipo de elementos son crear un grupo de trabajo, obtener comentarios de los participantes de la reunión y comunicar cualquier decisión importante al resto de la empresa.
