Un asistente de equipo ayuda a llevar la carga de trabajo realizando tareas administrativas para liberar a los miembros del equipo de la oficina para otras tareas. Se unen para ayudar con los proyectos actuales, de modo que los miembros más experimentados puedan enfocarse en formas de mejorar el proyecto, solucionar problemas o abordar las demandas de los clientes. La ayuda administrativa adicional es vital para cumplir con los plazos y completar los proyectos a tiempo. Los asistentes trabajan bajo la supervisión directa de los líderes de equipo.
$config[code] not foundDeberes administrativos
Los asistentes de equipo ayudan con las tareas administrativas que requieren poca supervisión. Programan citas con los clientes y se aseguran de que los clientes reciban documentos y cuentas por cobrar a tiempo. Organizan reuniones internas del equipo y preparan itinerarios para garantizar que todos los empleados estén en la misma página. Otras responsabilidades incluyen: clasificar los correos electrónicos por importancia, alertar a los miembros del equipo sobre los próximos plazos, hacer copias, hacer recados, preparar documentos y organizar archivos electrónicos. La rapidez, las habilidades de comunicación efectivas y la atención al detalle son los requisitos principales de trabajo.
Datos y entregables
Los equipos de trabajo a menudo necesitan apoyo administrativo adicional para ayudar con el mantenimiento de registros, la gestión de datos y los entregables del proyecto. Los asistentes del equipo toman notas durante las reuniones y compilan esas notas en notas del proyecto. Recopilan e ingresan datos en archivos electrónicos para que los miembros del equipo tengan registros que respalden sus análisis y resultados de proyectos. Los asistentes preparan los entregables del proyecto agregando números de página, cubiertas atractivas, listas de términos y una tabla de contenido para informes escritos. Las habilidades informáticas, las habilidades de entrada de datos y las fortalezas de la revisión ayudan a los solicitantes a sobresalir como candidatos calificados.
Comidas y arreglos de viaje
Los asistentes del proyecto coordinan los almuerzos y cenas de la oficina con los miembros del equipo. Piden y recogen comidas para los empleados que trabajan largas horas para cumplir con los plazos. Hacen los arreglos de viaje, incluyendo vuelos, alojamiento y alquiler de coches. Al investigar los itinerarios de la conferencia e informar a los miembros del equipo sobre los detalles del seminario, liberan más tiempo para que los miembros experimentados se centren en proyectos extensos y que requieren mucho tiempo.
Responsabilidades financieras
Asegurarse de que el equipo se mantenga dentro de su presupuesto es una responsabilidad vital del trabajo. Los asistentes del equipo realizan un seguimiento de los gastos del proyecto y los recibos de compra, y registran esos números en los programas de software de contabilidad y las hojas de cálculo. No toman decisiones de compra ejecutivas, pero notifican a los líderes de los equipos cuando los presupuestos parecen estar en números rojos. Los ayudantes ordenan suministros y productos cuando los inventarios disminuyen. El presupuesto y una comprensión básica de la contabilidad ayudan a los asistentes del proyecto a mantener los objetivos financieros propuestos.
