Los asistentes administrativos ejecutivos apoyan a los profesionales de nivel ejecutivo, tales como directores ejecutivos, directores financieros, vicepresidentes y directores. Junto con las tareas administrativas básicas, como la planificación de reuniones y los arreglos de viaje, un auxiliar administrativo ejecutivo también puede realizar investigaciones, preparar estados financieros y analizar informes. Un asistente administrativo ejecutivo debe poder pensar estratégicamente y ofrecer soluciones en lugar de simplemente realizar solicitudes.
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El asistente administrativo ejecutivo proporciona apoyo administrativo básico, como contestar y dirigir llamadas telefónicas, saludar a los visitantes, abrir y distribuir correspondencia, planificar reuniones, archivar y pedir suministros de oficina. Las tareas de nivel superior incluyen contabilidad, redacción y distribución de notas y creación de materiales de marketing como presentaciones.
El asistente administrativo ejecutivo también puede ser llamado para completar tareas a la par con los deberes de administración más bajos. Estas tareas incluyen leer, analizar y escribir informes, realizar estudios de mercado, comprar o alquilar equipos de oficina y administrar suministros. También puede ser responsable de la capacitación y supervisión del personal administrativo de nivel inferior.
Habilidades
La multitarea y la administración del tiempo son habilidades clave para una asistente administrativa ejecutiva, ya que se le puede pedir que realice varias tareas en el mismo período de tiempo. Un asistente administrativo ejecutivo debe tener experiencia administrativa y conocimiento de procedimientos administrativos como la gestión de recursos humanos y recursos de coordinación. Otras habilidades incluyen servicio al cliente, comprensión efectiva y comunicación en lectura y escritura, y resolución de problemas.
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Traído a ti por Sapling Traído a ti por SaplingTecnología
Las habilidades informáticas son esenciales para un asistente administrativo ejecutivo. Él debe estar cómodo con la plataforma de computadora requerida para el trabajo. Si tiene experiencia en la PC pero la posición requiere trabajo en una Macintosh, debe considerar entrenar. Él debe tener una gama de conocimientos de software de aplicación. Las aplicaciones utilizadas por los asistentes administrativos ejecutivos incluyen hoja de cálculo, presentación, procesamiento de textos, correo electrónico, contabilidad y software de base de datos. También se le puede solicitar que use un escáner y realice un mantenimiento básico en impresoras y fotocopiadoras.
Educación y experiencia
El asistente administrativo ejecutivo no es un puesto de nivel de entrada, y generalmente se requiere un cierto nivel de educación y experiencia laboral. Se requiere una educación secundaria y es posible que se prefiera alguna universidad. Un título de asociado podría ser deseable. Algunos empleadores pueden preferir una licenciatura. Los empleadores también pueden preferir una formación académica y experiencia previa en la industria de su empresa.
