Un planificador de reuniones en una gran propiedad de alojamiento para conferencias está a cargo del evento de un cliente desde el contacto inicial hasta que el grupo abandona el hotel. El planificador se encarga de todo, desde la reserva de salas de reuniones y hoteles hasta la configuración de alimentos y equipos. En una instalación grande, puede haber varios planificadores de reuniones que tengan diferentes áreas de experiencia y trabajen juntos en eventos grupales. Ejemplos de estas diferentes áreas incluyen reservas, comidas y bebidas y relaciones públicas.
$config[code] not foundRelaciones Públicas y Marketing
En esta función, el organizador de reuniones sirve como representante de las instalaciones de alojamiento y conferencias al público. El trabajo del planificador es asegurarse de que la instalación tenga una reputación positiva y ayudar a atraer las reservas de los clientes. Los planificadores de reuniones crean folletos que describen los servicios de las instalaciones, responden a consultas por correo electrónico o telefónicas sobre los servicios de planificación de eventos y brindan información sobre las instalaciones y servicios actuales para reuniones en el sitio web del hotel. En esta función, el planificador crea contenido para anuncios multimedia para el departamento de planificación de eventos de la instalación. También se requiere que el planificador se dirija a negocios y convenciones para alentar nuevos y continuos negocios.
Reservas y Registro
Cuando trabaja principalmente en las reservas y el registro, el organizador de la reunión ayuda a los clientes a realizar reservas de hotel y salón de baile para los asistentes. Según el tamaño del grupo y las actividades que se realizarán en el lugar, el planificador de reuniones sugiere qué salas de reuniones en el centro de conferencias satisfarán mejor las necesidades del cliente. El planificador también reserva grupos de habitaciones de hotel para los participantes del cliente y ayuda con cualquier alojamiento de desbordamiento necesario. Parte de este rol del planificador de reuniones incluye negociar una tasa de descuento grupal y posiblemente ayudar con los arreglos de viaje. Los organizadores de reuniones también ayudan con el registro en el sitio para los asistentes.
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Traído a ti por Sapling Traído a ti por SaplingAlimentos y bebidas
Toda convención necesita servicios de comida y bebida. Por suerte para los clientes, los planificadores de reuniones en el lugar se encargan de este asunto. El organizador de la reunión ayuda al cliente a determinar cuánta comida es necesaria para la cantidad proyectada de asistentes. Parte de esto es ayudar a determinar si las comidas se servirán en una cena o en un bufé, y qué bebidas se deben ofrecer. El planificador de reuniones discute el menú para cada comida con el cliente y ayuda a desarrollar un presupuesto o un paquete para el cliente.
Deberes técnicos
Hay muchos aspectos técnicos diferentes del trabajo de un organizador de reuniones en una propiedad de alojamiento de conferencias grande. Uno de los aspectos financieros financieros de la función es ayudar al cliente a desarrollar un presupuesto y determinar cómo se pagarán todos los servicios en las instalaciones. El organizador de reuniones organiza todo el evento del cliente, asegurándose de que el cliente sepa qué salas de conferencias están disponibles a qué hora y desarrolla un calendario de eventos. Los planificadores también son responsables de localizar, alquilar y configurar cualquier equipo audiovisual o de otro tipo que el cliente necesite. Un organizador de reuniones también puede ubicar y organizar el entretenimiento a solicitud del cliente.
