Las llamadas telefónicas son un medio vital de comunicación para un consultorio médico.Por esta razón, a muchos médicos les contestan sus teléfonos las 24 horas del día, los siete días de la semana, utilizando un servicio de contestador telefónico fuera del horario de oficina. Los procedimientos de llamada telefónica eficientes y efectivos servirán las necesidades de los pacientes y el personal de manera profesional.
Manejo de llamadas entrantes
Sepa qué información se necesita de los pacientes. Al contestar el teléfono, centre su atención en la persona que llama. Habla claro y despacio. Graba notas mientras conversas. Haga que la persona que llama indique su nombre. Diríjase a la persona que llama por su nombre durante la conversación. Muchas llamadas serán pacientes que necesiten hacer citas, pero algunas requerirán consejo médico de una enfermera o médico. Si se necesita una devolución de llamada, registre el nombre y el número de teléfono de la persona. Pídale que escriba su nombre. Si se puede acceder a sus registros para responder a su solicitud, solicite información de identificación, como la fecha de nacimiento. Esto asegura que se consultarán los registros correctos, ya que el nombre del paciente y la fecha de nacimiento deben coincidir. Haga notas claras y breves sobre la naturaleza de la llamada. Anote la hora, fecha y sus iniciales. Déle al paciente una indicación de cuándo puede esperar una llamada de retorno. Sonríe mientras hablas. Sonriendo efectos como suenas. Antes de completar la llamada, pregunte si ha respondido todas las preguntas de la persona que llama.
Solicitudes de manejo para resurtidos de recetas
Cuando un paciente solicite un resurtido de receta, necesitará la siguiente información: nombre y número de teléfono del paciente, nombre del medicamento, período de tiempo que el paciente lo ha estado tomando, síntomas, nombre de la farmacia y número de teléfono de la farmacia. Informe al paciente si volverá a llamar para confirmar que se ha ordenado el resurtido.
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Traído a ti por Sapling Traído a ti por SaplingManejo de solicitudes de pacientes para hablar con el médico
Su médico determinará qué constituye una emergencia que requiere su presencia inmediata en el teléfono. En general, los médicos no responden a las llamadas telefónicas, excepto de otros médicos y miembros de su familia. Todas las demás llamadas, excepto las llamadas de emergencia, se devuelven a su conveniencia durante el transcurso del día o al final del día. Asegure al paciente que el médico le devolverá la llamada y proporcione una hora aproximada del día si es posible.
Otros elementos esenciales del teléfono de la oficina
No beba, coma ni mastique chicle mientras contesta el teléfono. Contesta el teléfono por el tercer timbre. No utilice jerga o palabras y frases no profesionales. Siempre pregunte antes de poner a la persona que llama en espera. Vuelve con la persona que llama dentro de los 30 segundos. Si es necesario, pregunte si puede volver a llamar al paciente en unos minutos. Evite poner varias llamadas en espera a la vez. Siempre recuerda que estás en un entorno profesional.
Una gran práctica pediátrica contestaba al teléfono de manera rutinaria al indicar su nombre comercial y decir: "Por favor, espere", antes de que la persona que llama pueda pronunciar una palabra. Esta manera poco profesional estaba provocando. Cesó cuando uno de los médicos en la práctica llamó por teléfono y recibió el mismo tratamiento que los padres de los pacientes. Inmediatamente revisó su protocolo de contestación telefónica.
