Escribir una nota formal es una forma efectiva de comunicarse dentro de una empresa. Escriba el memo con una voz autorizada que intente informar en lugar de intimidar al lector. La información complementaria incluida con la nota se conoce como un archivo adjunto y los anexos se incluyen normalmente con letras. Una nota formal incluye secciones específicas e incluye las iniciales del escritor y del asistente al final. Aunque la mayoría de las notas son de una página o menos, recuerde incluir un párrafo de resumen al final de la nota si tiene más de una página.
$config[code] not foundCree el encabezado de la nota, que incluye las secciones "Para", "De" y "Asunto". Decida quién necesita recibir una copia de la nota. Si está incluyendo adjuntos, decida quién necesita obtener los adjuntos y quién solo necesita una copia de la nota para que estén al tanto de la información y que se hayan distribuido (por ejemplo, un administrador puede haber creado el adjunto y no necesariamente necesitará una copia). Incluya los nombres de todos para obtener la nota en la sección "Para" del encabezado. Las personas que desea copiar van en la parte "cc" de la nota al final de la nota. También puede haber personas a las que desee informar en privado sobre la nota. Estos destinatarios serán "copiados a ciegas". Se les dará una copia de la nota, pero no se enumeran públicamente en las secciones "Para" o "CC".
Escribe el cuerpo del memo de manera clara y concisa. Use un lenguaje directo y formal, pero evite que la nota suene intimidante o despectiva. Los memos más largos deben incluir encabezados de párrafos para que sean más fáciles de leer.
Termina el memo. Al final del cuerpo del memorándum, deben aparecer las iniciales del autor, con las iniciales del asistente después de una barra "XX / aa". Las iniciales del autor están en mayúsculas; Los asistentes están en minúsculas. Debajo de eso, dos espacios abajo, debe estar la palabra "Adjuntos (x)" con el número de adjuntos incluidos entre paréntesis si hay más de uno. A continuación, enumere las personas que desea copiar con carbón, o "cc". Debe estar en un formato de lista. Las personas que tienen copias ciegas deben escribirse a mano en sus copias. Asegúrese de incluir el "bcc" para que sepan que se han copiado de forma anónima. El autor de la nota debe poner sus iniciales con su nombre en la sección "De" del encabezado antes de distribuir la nota.
Propina
Mantenga una copia adicional o dos de la nota en un archivo con los archivos adjuntos en caso de que alguien más deba ser agregado a la lista de distribución.
Revise la nota para detectar los errores tipográficos que los correctores ortográficos omiten (formulario / desde).
La mayoría del software de procesamiento de textos incluye una plantilla de notas si su empresa no ha especificado una para usar.
Advertencia
Asegúrese de incluir a todos los destinatarios en la sección "Para" de la nota.
Los memos solo deben usarse para comunicaciones internas de la empresa. La comunicación con los proveedores o clientes debe estar escrita en un formato de carta.
